Wie Sie die richtige Balance zwischen Zusammenarbeit und Konzentration finden, um die Effektivität und das Wohlbefinden Ihres Teams zu steigern.
Übervolle Kalender: Ein Symptom unserer Arbeitswelt
Schon 1967 bemerkte Peter Drucker:
„Meetings sind per Definition ein Zugeständnis an mangelhafte Organisation. Denn entweder trifft man sich oder man arbeitet. Beides gleichzeitig ist nicht möglich.“
Diese Einsicht aus einer Zeit vor digitalen Tools wie Outlook bleibt aktuell. Heute ist die Meeting-Kultur dank Technologie noch ausgeprägter, was zu einer ständigen Unterbrechung des Arbeitsflusses führt. Das zentrale Problem dabei: Die wahre Wertschöpfung eines Unternehmens entsteht nicht in Meetings, sondern in konzentrierter Arbeit. Der Kampf um Zeit und Fokus hat sich zur zentralen Herausforderung unserer Arbeitswelt entwickelt – und erfordert neue Ansätze, um Manager- und Macher-Zeitpläne zu harmonisieren.
Manager- vs. Macher-Zeitpläne: Wo der Konflikt entsteht
Paul Graham beschreibt die beiden Zeitpläne wie folgt:
- Manager-Zeitpläne: Sie sind geprägt von kurzen, häufig wechselnden Aufgaben und einer Vielzahl an Meetings. Für Führungskräfte ist diese Struktur notwendig, um den Überblick zu behalten und zu koordinieren.
- Macher-Zeitpläne: Kreative und technische Berufe wie Entwickler oder Designer benötigen lange, ungestörte Phasen für tiefes Arbeiten und Problemlösungen.
Der Konflikt entsteht, weil Manager-Zeitpläne oft dominieren. Sie sind darauf ausgelegt, schnell Entscheidungen herbeizuführen, und zwingen andere dazu, ihren Takt zu übernehmen. Das Ergebnis: Kreative Prozesse, die intensive Konzentration erfordern, werden unterbrochen, und Mitarbeitende geraten in eine Spirale aus oberflächlicher Geschäftigkeit. Langfristig mindert dies nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit und Innovationsfähigkeit.
Best Practices: Was Unternehmen erfolgreich macht
Einige Organisationen haben bereits innovative Wege gefunden, Manager- und Macher-Zeitpläne besser zu vereinen:
- Asynchrone Kommunikation bei Basecamp
Basecamp hat bewusst keine offenen Kalender. Der Austausch erfolgt überwiegend asynchron – durch tägliche Check-ins und wöchentliche Statusberichte. Mitarbeitende können so selbst entscheiden, wann sie sich informieren oder kommunizieren.
Erfolg: Diese Methode hat dazu beigetragen, die Produktivität und Zufriedenheit der Teams nachhaltig zu steigern, da weniger Zeit durch Meetings verloren geht. - Meeting-freie Phasen bei Zapier und Shopify
- Zapier führte eine „Getting Stuff Done“-Woche ohne Meetings ein, um die Mitarbeitenden auf ihre Kernaufgaben zu fokussieren.
- Shopify ging einen Schritt weiter und ließ alle wiederkehrenden Meetings mit mehr als drei Personen automatisiert löschen.
Herausforderung: Beide Unternehmen berichten, dass klare Alternativen wie schriftliche Updates oder Slack-Kommunikation erforderlich waren, um wichtige Abstimmungen nicht zu vernachlässigen.
- Strukturierter Fokus mit Cal Newport
Newport empfiehlt die „1 für dich, 1 für mich“-Regel: Für jedes Meeting wird ein gleich langer Block für konzentriertes Arbeiten eingeplant. Diese einfache Methode hilft, den Kalender ausgewogen zu gestalten und Überlastungen zu vermeiden.
Tipp: Microsoft Viva Insights kann solche Fokuszeiten automatisch blockieren – ein praktisches Tool für den Alltag.
Wie finden Sie Ihre Balance?
Konkrete Schritte, die Sie sofort umsetzen können:
- Kalenderprüfung: Analysieren Sie Ihren Terminkalender der letzten zwei Wochen. Wie viele Meetings waren wirklich notwendig?
- Meeting-Kultur überdenken: Vereinbaren Sie klare Regeln, z. B. kürzere Meetings oder asynchrone Updates.
- Fokuszeit reservieren: Blockieren Sie täglich mindestens eine Stunde für konzentriertes Arbeiten – und kommunizieren Sie diese Zeit als unantastbar.
- Experimentieren Sie mit Meeting-freien Tagen: Testen Sie einen „Focus Friday“ oder eine „Getting Stuff Done“-Woche in Ihrem Team.
Diese Ansätze sind leicht umsetzbar und helfen Ihnen, den Arbeitsalltag bewusster zu gestalten.
Praxisbeispiele: Inspiration aus dem echten Leben
Ein persönliches Beispiel: Ein Unternehmen in der Softwareentwicklung führte ein wöchentliches „Deep Work“-Fenster ein. Teams reservierten jeden Mittwochvormittag für fokussiertes Arbeiten. Das Ergebnis: Innerhalb von drei Monaten verdoppelte sich die Zahl abgeschlossener Projekte, und die Mitarbeitenden berichteten von einer deutlichen Steigerung ihrer Zufriedenheit.
Welche Maßnahmen könnten in Ihrer Organisation wirken?
Quellen und Inspiration
Newport, C. (2016). Deep Work: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen. Redline Verlag.
Drucker, P. F. (1967). The Effective Executive: The Definitive Guide to Getting the Right Things Done. Harper.
Studien zu Produktivität und Meeting-Kultur: Harvard Business Review, 2022.