Warum Automatisierung nicht immer die Lösung ist

Orginal von Lasse

Die Diskussion über Prozessautomatisierung gewinnt immer mehr an Bedeutung – besonders in Zeiten, in denen Unternehmen ihre Effizienz steigern und Kosten senken möchten. Doch häufig wird die Automatisierung als Lösung für alle Herausforderungen präsentiert. Dabei kann es sein, dass das zugrunde liegende Problem nicht unbedingt mit Automatisierung zu tun hat. In vielen Fällen hilft ein klarer Blick auf die Ausgangsbedingungen und eine ehrliche Reflexion darüber, was wirklich verändert werden muss, mehr als jede Technologie.

Analyse der Ausgangsbedingungen und Hindernisse

Bevor eine Automatisierungslösung implementiert wird, sollte eine gründliche Analyse der bestehenden Prozesse durchgeführt werden. Ein häufig übersehener Punkt ist, dass die Automatisierung nur dann sinnvoll ist, wenn der zugrunde liegende Prozess gut strukturiert ist. Ein Beispiel: Ein Unternehmen möchte die Bestellabwicklung automatisieren, stellt jedoch fest, dass die Datenqualität der Bestellungen bereits an der Quelle schlecht ist. In diesem Fall würde eine Automatisierung nur Fehler vervielfachen, anstatt den Prozess zu verbessern. Tools wie Prozess-Mining oder Workflow-Analysen können helfen, die bestehenden Hindernisse zu identifizieren. Wenn der Prozess schon an sich fehlerhaft ist, sollten die Ursachen behoben werden, bevor Automatisierung ins Spiel kommt.

Neubewertung des „Warum“

Oft sehen wir Unternehmen, die Automatisierung als Allheilmittel betrachten, ohne sich die Frage zu stellen, warum der bestehende Prozess überhaupt existiert und ob er wirklich so ineffizient ist, wie angenommen. Ein gutes Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmen implementiert eine Roboter-Prozess-Automatisierung (RPA) zur Bearbeitung von Rechnungen, ohne zu hinterfragen, ob die manuelle Überprüfung der Rechnungen überhaupt ein großes Problem darstellt oder ob der Prozess an anderer Stelle optimiert werden könnte. Hier ist eine klare Neubewertung des „Warum“ notwendig: Was genau soll durch die Automatisierung erreicht werden? Und vor allem: Was ist das eigentliche Ziel? Soll die Automatisierung Fehler reduzieren oder Zeit sparen? Wenn der Zug schon in die falsche Richtung fährt, wird auch der Automatisierungsansatz nur in die falsche Richtung führen.

Ehrliche Einschätzung der Kosten der Automatisierung

Automatisierung ist nicht billig, vor allem, wenn es um fortschrittliche Technologien wie Robotik oder Künstliche Intelligenz geht. Die Kosten umfassen nicht nur die Einführung der Technologie, sondern auch die Schulung der Mitarbeiter, die Wartung und die langfristigen Betriebskosten. Nehmen wir ein Beispiel aus dem Automobilsektor: Ein Unternehmen überlegt, die Qualitätskontrolle durch Roboterarme zu automatisieren. Doch nach der ersten Kalkulation wird klar, dass die hohen Investitionskosten und die Notwendigkeit, die bestehenden Mitarbeiter weiterzubilden, die Vorteile der Automatisierung in diesem Fall nicht aufwiegen. Eine ehrliche Einschätzung der tatsächlichen Kosten ist entscheidend. In vielen Fällen könnte eine Verbesserung der Arbeitsabläufe oder eine gezielte Schulung der Mitarbeiter viel kostengünstiger und effektiver sein.

Handlungsempfehlungen und Best Practices

Um sicherzustellen, dass Automatisierung tatsächlich den gewünschten Nutzen bringt, sollten Unternehmen folgende Best Practices befolgen:

  1. Gründliche Prozessanalyse: Verwenden Sie Methoden wie Prozess-Mining oder Value-Stream-Mapping, um die tatsächlichen Engpässe und Schwachstellen im Prozess zu identifizieren.

  2. Klarheit über das „Warum“: Stellen Sie sicher, dass der Grund für die Automatisierung klar definiert ist. Was soll verbessert werden? Wie trägt die Automatisierung dazu bei, dieses Ziel zu erreichen?

  3. Kosten-Nutzen-Abwägung: Bewerten Sie realistisch, ob die Automatisierung wirklich mehr Wert schafft als die Investition. Bedenken Sie dabei auch versteckte Kosten wie Schulungen und langfristige Wartung.

  4. Schrittweise Implementierung: Automatisierung sollte schrittweise eingeführt werden, um sicherzustellen, dass sie wirklich funktioniert und nicht nur eine vorübergehende Lösung für ein tiefer liegendes Problem darstellt.

Fazit

Automatisierung kann ein leistungsstarkes Werkzeug sein, um Geschäftsprozesse zu optimieren, aber sie ist nicht immer die Lösung für jedes Problem. In vielen Fällen muss das zugrunde liegende Problem zuerst angegangen werden, bevor eine Automatisierung sinnvoll ist. Durch eine gründliche Analyse der Ausgangsbedingungen, eine ehrliche Neubewertung des „Warum“ und eine realistische Einschätzung der Kosten können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Automatisierungsinitiativen tatsächlich den gewünschten Erfolg bringen.

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